Ankommen auf Distanz

25. Januar 2022
Eva Schwienbacher
Shutterstock

Neu im Job und nie im Büro – das ist derzeit bei vielen der Fall. Wie neue Mitarbeiter:innen trotz Homeoffice gut in die Arbeit reinfinden und ein Wir-Gefühl entstehen kann, zeigt beispielhaft das Innsbrucker Medizin-IT-Unternehmen Synedra.

Der spontane Kaffee im Gang, die gemeinsame Mittagspause oder der Drink mit den Kolleg:innen nach Feierabend – all das fällt in Zeiten von Homeoffice weg, wird seltener oder zumindest umständlicher. Besonders wenn man eine neue Stelle antritt und großteils daheimsitzt, ist es nicht leicht, seinen Platz zu finden, Abläufe zu durchblicken und Kontakte zu knüpfen. Mit einem klar strukturierten und gut geplanten Online-Onboarding-Prozess, der neben der fachlichen Einführung auch die soziale Eingliederung ins Unternehmen beinhaltet, können Firmen Neuankömmlinge auch im Homeoffice dabei unterstützen, sich von Anfang an wohlzufühlen.

Die Auswirkungen der Pandemie

Patricia Schafferer ist Personalerin beim Innsbrucker Medizin-IT-Unternehmen Synedra und kümmert sich um den Prozess, Neue in die Firma zu integrieren. Schafferer hat im Juni 2020, ein paar Monate nach Ausbruch der Coronapandemie, in der HR-Abteilung von Synedra begonnen – teils im Büro, teils von zu Hause aus. Sie kennt die Situation, in einem neuen Betrieb zu starten, wenn aufgrund der Homeoffice-Empfehlung persönliche Kontakte kaum möglich sind. Zur Aufregung und Spannung, die ein Jobwechsel ohnehin bedeutet, kommen zusätzliche Unsicherheiten. „Ich habe mich zunächst gefragt, wie das alles funktionieren soll, und konnte mir den Start im Homeoffice nicht wirklich vorstellen. Damals war das relativ neu“, erzählt Schafferer. „Durch die sehr gute Begleitung war es zwar herausfordernd, aber letztendlich hat es funktioniert.“

Klarer Ablauf

Inzwischen ist digitales Onboarding bei Synedra nichts Außergewöhnliches mehr. 26 Personen haben in den letzten 20 Monaten bei dem Medizin-IT-Spezialisten begonnen. Sie alle haben gut reingefunden bzw. einige sind gerade dabei, Teil des Unternehmens zu werden, sagt Schafferer. Das Um und Auf für einen erfolgreichen Einstieg im Homeoffice sind ein klarer Ablauf, eine gute Begleitung und ein enger Austausch. So folgt das Onboarding remote genauso wie die Eingliederung direkt vor Ort bei Synedra einem genauen Plan. „Das Onboarding war bei uns immer schon sehr strukturiert. Mit der Pandemie wurde es vom Physischen ins Digitale verlagert. Über die letzten Monate wurden die Prozesse laufend optimiert, auch unter der Berücksichtigung von Feedbacks“, so die Personalerin.

Mit dem Onlinebewerbungsgespräch beginnt bereits der Recruitingprozess für die Bewerber:innen im Homeoffice. Es folgt die digitale Unterzeichnung der Arbeitsverträge. Schließlich wird von Fall zu Fall entschieden, ob ein Start im Büro oder im Homeoffice sinnvoller ist. Bevor es losgeht, sollte jedoch jede:r neue:r Mitarbeiter:in, sofern es möglich ist, persönlich in die Firma kommen, sagt Schafferer. „Zum einen, um die Hardware abzuholen, zum anderen, um bei einer Firmenführung das Unternehmen zumindest ein bisschen näher kennenzulernen und ein paar Kollegen und Kolleginnen, die da sind, zu treffen.“

Persönliche Unterstützung

Dass der Firmenbesuch auch gegen die Nervosität vor dem Start hilft, bestätigt Stefan Dobler. Er hat im April letzten Jahres in der Qualitätssicherung bei Synedra begonnen. Für den Biologen, der vorher vor allem in Laboren gearbeitet hatte, war Homeoffice immer ein Traum, der sich mit dem Jobwechsel in die Medizin-IT schließlich erfüllte. Die gute Organisation in der ersten Phase hat ihm sehr geholfen, auch von zu Hause aus in seine neue Arbeit reinzukommen, erzählt Dobler. „Ich konnte beispielsweise entscheiden, ob ich das technische Equipment per Post bekommen wollte oder es abhole. Ich bin selbst ins Büro gegangen und war nach der Firmenführung und dem Treffen mit Kollegen und Kolleginnen definitiv entspannter.“

Wie für alle Neuen gab es auch für Dobler zusätzlich zur technischen Ausstattung ein Welcome-Package mit einem Firmenguide, Schreibutensilien, einer Tasse und Schokolade. Der erste Arbeitstag folgte einem Programm, das bei allen Einsteiger:innen mehr oder weniger gleich abläuft: Zunächst gab es eine Onlineeinführung in die firmeneigenen Systeme, Accounts wurden erstellt und Zugangsdaten übermittelt. Es folgte ein Online-Welcome-Meeting erst im Klein-, dann im Großteam. Schließlich bekam Dobler wie jede:r neue:r Synedra-Mitarbeiter:in einen Buddy zur Seite gestellt. „Das Buddy-Programm ist eine gute Sache. Ich konnte mich bei Fragen immer an den für mich zuständigen Kollegen wenden, der mir dann weiterhalf“, schildert Dobler. Am Ende des Tages gab es noch einmal eine Feedbackrunde mit der HR-Abteilung.

Platz für Zwischenmenschliches

„Gerade am ersten Tag, wenn die Aufregung besonders groß ist, ist es wichtig, dass neue Kollegen und Kolleginnen sich nicht alleingelassen fühlen, sondern an der Hand genommen und gut eingeführt werden“, erklärt Schafferer. Bei Synedra ist es außerdem üblich, dass neue Mitarbeiter:innen nicht nur die eigene Abteilung kennenlernen, sondern eine Einschulung in die anderen Bereiche erhalten. So bekommt beispielsweise ein:e HR-Manager:in auch Einblicke in die Entwicklungsabteilung der Firma. „Wir arbeiten sehr viel abteilungsübergreifend zusammen, daher hilft es zu wissen, was die Aufgaben der anderen Teams sind.“

Für die Kommunikation untereinander kommen verschiedene Tools zum Einsatz. Doch nicht nur über Fachliches tauscht man sich damit aus. So wurden beispielsweise während der Pandemie ein Onlinespieleabend eingeführt und die Yogastunden virtuell angeboten. Solche Angebote kommen bei Mitarbeiter:innen gut an, sagt Schafferer.

Entfernungen schrumpfen

Ein großer Vorteil von Homeoffice sei, dass auch die Kolleg:innen in den ausländischen Tochterfirmen näherrücken würden. Wie lange es dauert, bis eine Person angekommen ist, sei sehr unterschiedlich, sagt Schafferer, und hänge auch von der persönlichen Erfahrung ab. „Fachlich funktioniert das Online-Onboarding meistens einwandfrei. Da haben wir als IT-Firma sicher einen Vorteil. Die größere Herausforderung ist die soziale Integration.“ Die meisten fühlten sich jedoch schnell als Teil der Synedra-Familie.

Tipps für ein erfolgreiches Online-Onboarding:

  • Technische Ausstattung zur Verfügung stellen
  • Fachliches Wissen sowie ungeschriebene Regeln des Unternehmens vermitteln, evtl. durch ein Buddy-Programm
  • Einblicke in andere Abteilungen/Teams gewähren
  • Soziale Integration fördern
  • Regelmäßig Feedback einholen

Das Medizin-IT-Unternehmen im Überblick:

Synedra ist ein Innsbrucker Medizin-IT-Unternehmen und stellt Lösungen für das Datenmanagement im Gesundheitswesen her. Zu den Kunden zählen etwa Universitätskliniken, Krankenhausverbünde und Arztpraxen. 2005 gegründet zählt Synedra heute rund 90 Mitarbeiter:innen, ist vor allem im DACH-Raum tätig und hat Tochterfirmen in Deutschland und der Schweiz.

Ankommen auf Distanz
Seit dem Beginn der Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen ihr Onboarding auf digitale Kanäle umstellen.

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