Gerade wenn die (Arbeits)Welt Kopf steht, ist ein organisiertes Arbeitsumfeld wichtig. Mario Moser ist Experte für Arbeitsorganisation und Prozessmanagement erklärt, wie mehr Ordnung und Effizienz im Büro Einzug halten.

Der Weg ist das Ziel

„Organisieren ist nichts anderes, als den schnellsten Weg zum Ziel zu finden. In Unternehmen und dem eigenen Arbeitsumfeld wiederholen sich dabei immer wieder dieselben Prozesse und Abläufe – und diese gilt es, effizient auszurichten“, erklärt Mario Moser, Head of Operational Excellence bei Liebherr in Telfs. Wichtig sei, zuerst ein klares Ziel zu definieren. „Es nützt der effizienteste Prozess nichts, wenn man am falschen Weg ist.“

Halte Ordnung und die Ordnung hält dich

„Prozessmanagement hat Handlauf-Charakter: die wenigsten verwenden das Geländer einer Treppe. Doch wenn man einmal ins Stolpern kommt, greift man intuitiv nach dem Handlauf“, vergleicht Moser. Organisation soll niemals überbürokratisieren oder Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag einschränken – vielmehr soll ein klares Bild jener Prozessen geschaffen werden, die täglich passieren und wie diese optimiert werden könnten.

Zwei Ansätze für den Anfang

• Top-Down: Eine Prozesslandkarte stellt alle grundlegenden Vorgänge in einem Unternehmen dar. Aus den wesentlichen Prozessen wählt man jene aus, die man im Detail analysieren will. Wichtig: immer eins nach dem anderen. „So erzeugt man sogenannte Quick-Wins – Erfolge, die zum Weitermachen motivieren“, weiß Moser. ´
• Vom Kleinen ins Große: ausgehend von einem konkreten Problemfall wird analysiert, was an welcher Stelle falsch läuft. „Dieser Ansatz wird meist in kleineren Betrieben angewendet – etwa, weil die Durchlaufzeit, Fehlerquoten oder Ausschussquoten zu hoch sind.“

Moser plädiert für die Prozesslandkarte: „Jedes Unternehmen hat es verdient, eine Grundstruktur zu schaffen.“ Wie sehr man dann ins Detail geht, hänge stark von der Unternehmensgröße ab. Ein kleiner Fertigungsbetrieb hat weniger administrative Prozesse als große Konzerne.

Einzelkämpfer

Arbeitsorganisation muss nicht zwingend von der Geschäftsführung ausgehen und sich an das gesamte Unternehmen richten: „Jeder Mitarbeiter kann das.“ Zum Start reichen Post-It-Zettel, auf denen man einen Sachverhalt darstellt und überlegt, wie dieser verbessert werden könnte. Wer das gemeinsam mit dem Team oder Kollegen tun will, sollte für Workshop-ähnliche Stimmung sorgen. „In regulären Besprechungen oder zwischen Tür und Angel kommt man nicht zu Lösungen“, weiß der Experte.

Unter die Arme greifen

„Wer Mitarbeiter oder Kollegen ermutigen will, Dinge einmal anders zu sehen, muss wissen: es braucht anfangs Zeit – “, betont Mario Moser. Als Initialzündung zu Beginn kann es durchaus Sinn machen, externe Berater ins Boot zu holen, um interne Abläufe mit neuem Blickwinkel zu durchleuchten. Aber: „Wenn der Berater draußen ist, soll das Thema weiter in der Organisation bleiben.“ Dazu brauche es eine „Koalition der Willigen“ im Betrieb, die weitere Entwicklung vorantreiben. Auch Schulungen, Ausbildungen und Zertifikate können helfen, neue Methoden der Arbeitsorganisation ins Unternehmen zu bringen.

Zwei Methoden zum Durchhalten

• 21-Tage-Regel: Um neue Gewohnheiten in den Alltag einzubinden, braucht es anfangs Durchhaltevermögen. Mario Moser empfiehlt daher, mit kleinen, überschaubaren Elementen zu beginnen – dafür aber kontinuierlich dran zu bleiben. „Wer zu Beginn gleich mehrere Abläufe verändert, darf sich nicht wundern, wenn das System kollabiert. Lieber sequentiell und einzeln – so erkennt man auch den Erfolg einzelner Maßnahmen besser.“
• Pomodoro-Technik: 25min arbeiten, 5min Pause- eigentlich aus dem Zeitmanagement kommend, kann die Pomodoro-Technik auch für Organisation hilfreich sein. „Wer etwas optimieren will, muss kein großes Projekt starten und sich stundenlang damit beschäftigen.“ Lieber klein anfangen, dafür dranbleiben und schneller zum Aha-Moment kommen.

Tabuthemen

• Stillstand: „Ein No-Go ist der akzeptierte Stillstand. Corona wird da jedoch viel ändern“, meint Moser. Passiv im Glauben zu verharren, es liefe alles gut, sei fatal. Wer Fortschritt will, muss die Komfortzone verlassen – sowohl Unternehmer als auch Arbeitnehmer.
• Ablenkung: Mails, soziale Netzwerke, Newsfeed – unzählige Benachrichtigungen unterbrechen den Arbeitsfluss und kosten vor allem viel Zeit. „Für eine effiziente und fokussierte Arbeitsgestaltung muss man zuerst ehrlich analysieren, womit man seinen Tag verbringt“, appelliert Moser.

Organisation als Karriereboost

Die kontinuierliche Auseinandersetzung mit dem eigenen Tätigkeitsfeld ist für Mario Moser ein wichtiges Element, wenn es um Karriere geht. Wer sich regelmäßig damit beschäftigt, welche Aufgaben gut gemacht werden und wo man sich verbessern könnte, lernt weiter, hebt sich von anderen ab und ist flexibler. „Corona hat in der Arbeitswelt vieles auf den Kopf gestellt. Wer sich jetzt flexibel und agil anpassen kann, ist erfolgreicher“, sagt der Experte. Denn wenn sich Rahmenbedingungen ändern, passen gewohnte Prozesse nicht mehr – und neue Abläufe müssen gefunden werden.

Perfektionismus vs. Optimierung

„Wenn wir uns nur mehr um uns selbst kümmern und nicht mehr um das, was wir erzielen wollen, läuft etwas falsch“, bejaht Mario Moser. Die rote Linie zwischen Optimierung und Perfektionismus verläuft da, wo Nutzen für Kunden und Mitarbeiter generiert wird. Ist dies nicht mehr der Fall, müsse man einen Schritt zurücktreten. Moser empfiehlt einen jährlichen Fixtermin zur Evaluation: „Wo stehen wir, welche Wege sind wir gegangen und was nehmen wir uns für das nächste Jahr vor – diese Fragen bilden die Basis“, so Moser.

5 Organisationstipps für Einsteiger und Fortgeschrittene

Analysieren

Wer etwas in seiner Arbeitsweise verändern oder optimieren will, muss mit einer gründlichen und ehrlichen Analyse anfangen: Womit verbringt man seinen Arbeitsalltag? Mit welchen Tätigkeiten und Routinen beschäftigt man sich täglich – und ist diese Zeit richtig und gut investiert?

Aktiv werden

„Ich sehe gerade in der aktuellen, wenn auch schwierigen, Zeit, dass viele eher in passives Verhalten rutschen“, so Mario Moser. Um das aufzubrechen und Produktivität zu steigern, empfiehlt er, den Fokus auf nur drei Tätigkeiten zu legen. Im Stil der Pomodoro-Technik wählt man drei überschaubare Aufgaben, die man dann in voller Konzentration erledigt.

Abfeiern

Das bewusste Abhacken erledigter Aufgaben ist wichtig, um Erfolgsmomente zu erleben und weiter motiviert zu bleiben. „Sonst droht das Gefühl, wie ein Hamster im Rad immer weiter zu laufen, ohne voranzukommen.“

Richtige Unterstützung holen

Ob Whiteboard, digitale Planner- und Notizprogramme oder das japanische Kanban-System – analoge und digitale Tools können die Arbeitsorganisation immens erleichtert. Aufgaben können in Phasen eingeteilt und deren Bearbeitungsstatus übersichtlich erfasst werden. Welche Variante individuell am besten passt, probiert man am besten selbst aus.

Offen reden

Führungskräfte wie auch Mitarbeiter selbst sollten sich nicht nur dafür interessieren, ob alles abgearbeitet wurde, sondern auch wie: Wie hat es funktioniert? Wie ist es einem dabei ergangen und was kann man für die Zukunft lernen? „Um diesen ehrlichen Austausch zu fördern, braucht es direktes Führungsverhalten und den richtigen Rahmen für offene Kommunikation“, so Mario Moser.

Zur Person

Mag. (FH) Mario Moser, MSc ist als Head of Operational Excellence beim Baumaschinenhersteller Liebherr in Telfs tätig. Der Tiroler ist Hochschuldozent am MCI, Vorstandsmitglied der Gesellschaft für Prozessmanagement und begleitet als selbständiger Berater Organisations- und Personalentwicklungen unterschiedlichster Art.